Faktoring czy windykacja faktur i co się bardziej opłaca

Krótka odpowiedź: faktoring wybierz, gdy potrzebujesz gotówki natychmiast i godzisz się zapłacić za to kilka procent wartości faktur. Windykację w stałym abonamencie wybierz, gdy odbiorcy płacą z opóźnieniem, ale płacą, a Twoim problemem jest brak systematycznego pilnowania terminów. Dla większości małych i średnich firm najtańsze jest połączenie: przypomnienia i wezwania na każdej fakturze, faktoring tylko przy pojedynczych dużych transakcjach.

Czym różnią się oba rozwiązania

Faktoring to sprzedaż faktury firmie finansującej. Dostajesz zaliczkę, zwykle większą część wartości faktury, a resztę po zapłacie odbiorcy, pomniejszoną o prowizję i odsetki. Windykacja to działania, które mają sprawić, że odbiorca zapłaci w terminie albo jak najszybciej po nim. Jedno rozwiązuje problem płynności, drugie problem opóźnień. Mylą się często, bo oba dotyczą tych samych faktur.

Porównanie w tabeli

Kryterium	Faktoring	Windykacja w abonamencie
Kiedy dostajesz pieniądze	Zaliczka zaraz po wystawieniu faktury	Wtedy, gdy odbiorca zapłaci, ale szybciej niż bez przypomnień
Koszt	Prowizja i odsetki od każdej sfinansowanej faktury	Stała kwota miesięczna niezależnie od liczby faktur
Kontakt z odbiorcą	Często przejmuje go faktor, a odbiorca wie o cesji	Wiadomości idą w Twoim imieniu
Ryzyko niewypłacalności odbiorcy	Zależy od umowy, przy faktoringu pełnym przejmuje je faktor	Zostaje u Ciebie, ale dostajesz odsetki i dowody do sądu
Wymagania	Ocena odbiorców i limity, często minimalny obrót	Import faktur z pliku lub KSeF

Ile kosztuje faktoring w praktyce

Cena zależy od umowy i od wiarygodności odbiorców, dlatego zawsze proś o wycenę na swoich fakturach i przeliczaj ją na stawkę w skali roku. Do kosztu prowizji dochodzą odsetki od zaliczki naliczane za każdy dzień finansowania oraz opłaty dodatkowe, na przykład za przygotowanie umowy czy obsługę limitu. Przy fakturach o terminie 60 dni suma robi się zauważalna: każdy miesiąc dłużej oznacza kolejne odsetki.

Dla porównania abonament Oplacaj kosztuje 199 zł netto miesięcznie w planie Start, 449 zł netto w planie Firma i 999 zł netto w planie Grupa, bez prowizji od odzyskanych kwot. Przy fakturach na kilkadziesiąt tysięcy złotych różnica między procentem od faktury a stałą kwotą jest widoczna już po pierwszym miesiącu. Pełne zasady opisujemy w cenniku.

Kiedy wybrać faktoring

• Musisz sfinansować produkcję lub zakup towaru, zanim klient zapłaci poprzednią fakturę.
• Masz kilku dużych, wiarygodnych odbiorców z długimi terminami, a Twoja marża znosi koszt finansowania.
• Chcesz przerzucić ryzyko niewypłacalności odbiorcy na faktora i umowa to przewiduje.
• Rosnąca sprzedaż wymaga kapitału obrotowego szybciej, niż firma go wypracowuje.

Kiedy wystarczy windykacja w abonamencie

• Odbiorcy płacą, ale po terminie, bo faktura utknęła w obiegu albo nikt im nie przypomniał.
• Brakuje Ci czasu na ręczne wysyłanie przypomnień i liczenie odsetek.
• Marża jest niska i prowizja od każdej faktury zjadłaby zysk.
• Nie chcesz, aby odbiorcy dowiadywali się o finansowaniu faktur przez osobę trzecią.

W takiej sytuacji seria przypomnień, wezwanie do zapłaty z odsetkami i, w razie potrzeby, przedsądowe wezwanie do zapłaty zamykają większość zaległości. Cały proces opisujemy na stronie o windykacji faktur, a wariant dla zakładów z długimi terminami na stronie windykacja faktur dla firm produkcyjnych.

Czy faktoring i windykację można łączyć

Tak, i to bywa najtańszy układ. Faktoring stosujesz do wybranych faktur, na przykład największych albo od nowych odbiorców, a resztę pilnujesz przypomnieniami w abonamencie. Dzięki temu płacisz prowizję tylko od tej części obrotu, gdzie naprawdę potrzebujesz gotówki od razu. Sprawdź tylko, czy umowa faktoringowa nie obejmuje całego obrotu i czy nie zabrania Ci samodzielnego kontaktu z odbiorcami.

Faktoring z regresem i bez regresu

Przy faktoringu z regresem ryzyko niewypłacalności odbiorcy zostaje u Ciebie. Jeśli odbiorca nie zapłaci, faktor odsyła fakturę i żąda zwrotu zaliczki, więc płacisz za finansowanie, a problem z dłużnikiem masz dalej. Faktoring bez regresu przenosi to ryzyko na faktora, ale jest droższy i obejmuje tylko odbiorców, których faktor zaakceptował i dla których ustalił limit. Jeśli Twoim głównym lękiem są upadłości odbiorców, a nie opóźnienia, ten wariant ma sens. Jeśli odbiorcy zwyczajnie płacą późno, płacisz za ochronę przed ryzykiem, którego nie masz.

Przykład liczbowy do własnych obliczeń

Załóżmy, że wystawiasz miesięcznie faktury na 400 000 zł, a odbiorcy płacą średnio 20 dni po terminie. To są przykładowe liczby, podstaw własne. Przy faktoringu zapłacisz prowizję i odsetki od całej sfinansowanej kwoty, co przy takim obrocie szybko przekracza kilka tysięcy złotych miesięcznie. Przy abonamencie planu Firma za 449 zł netto zapłacisz tyle samo niezależnie od obrotu, a jeśli seria przypomnień skróci opóźnienie o połowę, odzyskasz dziesięć dni kredytu kupieckiego na każdej fakturze. Wartość tego zysku zależy od Twojego kosztu pieniądza, więc policz go na własnych danych, zamiast ufać ogólnym tabelom.

Co zrobić, gdy odbiorca nie płaci mimo przypomnień

Żadne z dwóch rozwiązań nie zastępuje drogi sądowej, gdy odbiorca zwyczajnie odmawia. Wtedy potrzebujesz dowodów: faktury, potwierdzenia dostawy i historii wysłanych wezwań. System, który zapisuje każde pismo z datą, daje komplet do wniosku o nakaz zapłaty, o którym piszemy w artykule nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym. Faktoring bez regresu ten etap przejmuje, ale tylko dla odbiorców i faktur, które faktor wcześniej zaakceptował.

Jak policzyć, co się opłaca u Ciebie

1. Zsumuj faktury wystawiane w miesiącu i ustal, jaka część płaci po terminie oraz o ile dni.
2. Zapytaj faktora o całkowity koszt dla tych faktur, razem z odsetkami i opłatami, dla typowej faktury o terminie 45 albo 60 dni.
3. Policz koszt opóźnienia we własnej firmie: ile dni kredytu kupieckiego dajesz za darmo i ile kosztuje Cię finansowanie tych dni z kredytu obrotowego.
4. Porównaj z abonamentem, który obejmuje wszystkie faktury, a odsetki handlowe i rekompensatę 40, 70 albo 100 EUR przerzuca na spóźniającego się odbiorcę.

Na co uważać przy umowie faktoringowej

• Czy prowizja liczona jest od wartości faktury, czy od kwoty finansowania.
• Jak naliczane są odsetki, gdy odbiorca płaci później niż w terminie.
• Czy odbiorca zostanie poinformowany o cesji i jak to wpłynie na relację.
• Czy umowa wymaga przekazywania wszystkich faktur, czy możesz wybierać.
• Kto odpowiada, jeśli odbiorca zakwestionuje fakturę.

Zanim sprzedasz komuś na kredyt, warto też sprawdzić dane rejestrowe kontrahenta, na przykład w katalogu firm z danych rejestrowych. Mniej wątpliwych odbiorców to mniej zaległości, niezależnie od tego, czy wybierzesz faktoring, czy windykację.

Tekst ma charakter ogólny i nie jest poradą prawną ani finansową.