Windykacja własna czy firma windykacyjna i co się opłaca bardziej

Krótka odpowiedź: do pierwszych kilkunastu dni po terminie płatności opłaca się windykacja własna, najlepiej w formie automatycznej serii przypomnień, bo kosztuje stałą kwotę i nie wymaga godzin pracy. Firma windykacyjna ma sens przy dużej kwocie, dłużniku, który przestał odpowiadać, albo sprawie, która idzie do sądu i egzekucji. Prowizja zewnętrznej firmy to zwykle procent odzyskanej kwoty, więc im większa faktura, tym więcej oddajesz za coś, co często załatwiłoby jedno dobre pismo.

Co znaczy windykacja własna w praktyce

Windykacja własna to wszystko, co wierzyciel robi sam, zanim sprawa wyjdzie z firmy. Przypomnienie przed terminem, informacja o braku wpłaty, wezwanie do zapłaty z odsetkami i przedsądowe wezwanie z rekompensatą za koszty odzyskiwania. Nie wymaga licencji ani umowy z kimkolwiek, a dłużnik nadal rozmawia z Tobą, więc relacja handlowa ma szansę przetrwać.

Problemem nie jest wiedza, tylko regularność. Księgowa wysyła przypomnienia, gdy ma czas, handlowiec wstydzi się dzwonić do klienta, a właściciel przypomina sobie o fakturze po dwóch miesiącach. Opóźnienie kosztuje najwięcej właśnie wtedy, gdy nikt się nie zajmuje sprawą.

Co robi firma windykacyjna i ile to kosztuje

Firma windykacyjna przejmuje kontakt z dłużnikiem, prowadzi rozmowy, a przy braku efektu kieruje sprawę do sądu. Rozliczenie bywa różne. Część firm bierze prowizję od odzyskanej kwoty, część opłatę wstępną plus prowizję, a część kupuje wierzytelność za ułamek wartości.

Przykład ilustracyjny. Przy fakturze na 30 000 zł i prowizji 10 proc. oddajesz 3 000 zł z odzyskanych pieniędzy. Przy fakturach, które i tak zostałyby zapłacone po drugim przypomnieniu, płacisz więc za coś, co nie wymagało zewnętrznej firmy. Warunki zawsze sprawdź w umowie, bo stawki i zakres usług różnią się między firmami.

Porównanie obu dróg

Kryterium	Windykacja własna z narzędziem	Firma windykacyjna
Koszt	Stały abonament, niezależny od liczby faktur	Zwykle prowizja od odzyskanej kwoty
Czas pracy	Minimalny, przypomnienia idą według harmonogramu	Przekazanie sprawy i bieżące odpowiadanie na pytania
Relacja z klientem	Zachowana, pisma wychodzą w imieniu Twojej firmy	Dłużnik rozmawia z podmiotem trzecim
Przy sporze o istnienie długu	Ograniczone możliwości	Doświadczenie w negocjacjach i postępowaniu
Dłużnik nie odpowiada	Wezwanie przedsądowe i dane do pozwu	Rozmowy telefoniczne, wizyty, sąd i egzekucja
Najlepsze dla	Wielu faktur o różnych kwotach, zwykłych opóźnień	Pojedynczych dużych zaległości i trudnych dłużników

Kiedy windykacja własna wystarcza

• Dłużnik odpowiada na maile albo telefony, ale zwleka z przelewem.
• Faktur po terminie jest kilka lub kilkanaście miesięcznie, a kwoty są średnie.
• Zależy Ci na dalszej współpracy z klientem.
• Nie ma sporu co do jakości usługi czy towaru.

W takich sytuacjach liczy się szybkość i powtarzalność. Seria pism zaczyna się przed terminem i kończy przedsądowym wezwaniem do zapłaty, z odsetkami i rekompensatą wyliczonymi co do grosza. Jak to wygląda w praktyce, opisujemy na stronie o windykacji polubownej.

Kiedy zewnętrzna firma ma sens

• Dłużnik zniknął, nie odbiera poczty i nie odpowiada na pisma.
• Kwota jest na tyle duża, że sprawa wymaga pozwu i egzekucji komorniczej.
• Dłużnik kwestionuje zasadność faktury i potrzebna jest rozmowa o dowodach.
• Nie masz nikogo, kto mógłby poświęcić czas na prowadzenie sprawy.

Nawet wtedy warto zacząć od własnych pism. Komplet wysyłek z datami i treścią ułatwia pracę zarówno firmie windykacyjnej, jak i sądowi. Sprawa przekazana z kompletną dokumentacją zwykle idzie szybciej niż sprawa z samą fakturą.

Jak połączyć obie drogi

Rozsądny schemat wygląda tak. Przez pierwsze dwa tygodnie po terminie działa automatyczna seria przypomnień. Jeśli kontrahent nie reaguje na wezwanie przedsądowe, a kwota jest duża, przekazujesz sprawę dalej razem z historią korespondencji. Dla pozostałych faktur, a to zazwyczaj zdecydowana większość, nie płacisz prowizji.

Gdy dłużnik chce płacić, ale w ratach, warto spisać ugodę i uzgodnić harmonogram. Taki dokument wygodnie podpisać przez podpis elektroniczny dokumentów, bo obie strony mają go od razu i nie czekasz na kuriera.

Ile kosztuje windykacja własna w Oplacaj

Oplacaj to program do windykacji w abonamencie, bez prowizji od odzyskanych kwot. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, Firma 449 zł netto, a Grupa 999 zł netto. Plan Firma obejmuje import faktur z KSeF, raport należności i dopasowanie wpłat z wyciągu, dzięki czemu przypomnienia nie idą do klientów, którzy już zapłacili. Szczegóły są w cenniku, a opis całego procesu na stronie o windykacji faktur.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy z firmą windykacyjną

• Czy prowizja liczona jest od kwoty odzyskanej, czy od przekazanej, i czy są opłaty wstępne.
• Kto ponosi koszty sądowe i komornicze, jeśli sprawa się nie powiedzie.
• Czy firma może podpisywać ugody bez Twojej zgody.
• Jak często dostajesz raport o stanie sprawy.
• Co się dzieje z dokumentami i danymi dłużnika po zakończeniu współpracy.

Najczęstsze błędy przy wyborze

• Oddawanie firmie windykacyjnej każdej faktury po terminie, także tych, które zapłaciłyby się po jednym przypomnieniu.
• Czekanie z wezwaniem tak długo, że dłużnik ma już innych, pilniejszych wierzycieli.
• Brak kompletu dowodów wysyłki, co utrudnia dalsze kroki.
• Nienaliczanie odsetek i rekompensaty, które należą się z mocy prawa między przedsiębiorcami.

Tekst ma charakter ogólny i nie jest poradą prawną.