Windykacja faktur dla agencji i firm IT

Dlaczego usługodawcy czekają na pieniądze najdłużej

Agencja wystawia fakturę po akceptacji kampanii, a software house po odbiorze kamienia milowego. Klient odpowiada, że faktura trafiła do złej osoby, że czeka na zatwierdzenie budżetu albo że księgowość płaci raz w miesiącu. Każda z tych odpowiedzi jest wiarygodna, a zaległość rośnie.

Najgorzej wygląda to przy retainerach, bo opóźnienie jednego klienta powtarza się co miesiąc. Wynagrodzenia zespołu i licencje narzędzi trzeba zapłacić w terminie niezależnie od tego, kiedy wpłynie przelew.

Jak wygląda seria przypomnień dla faktury za usługę

• 3 dni przed terminem: uprzejme przypomnienie do osoby zatwierdzającej płatności,
• dzień po terminie: pytanie, czy faktura dotarła i czy nie brakuje numeru zamówienia lub innych danych,
• 7 dni po terminie: drugie przypomnienie z naliczonymi odsetkami,
• 14 dni po terminie: przedsądowe wezwanie do zapłaty z rekompensatą za koszty odzyskiwania,
• po wpłacie: seria zatrzymuje się sama po dopasowaniu przelewu z wyciągu.

Ton, który nie psuje współpracy

Dla agencji klient to także źródło poleceń i kolejnych zleceń. Dlatego pierwsze wiadomości brzmią jak pomoc w sprawie formalnej, a nie jak ultimatum. Treść każdego kroku możesz zmienić, a dla klientów strategicznych wyłączyć automatyczne wezwania i przejąć kontakt ręcznie.

Gdy klient się nie odzywa, masz komplet wysyłek z datami, co przydaje się przy wstrzymaniu prac lub dalszych krokach. Szczegóły polubownego etapu opisujemy w sekcji o windykacji polubownej.

Co dostaje agencja i software house

• kilku adresatów przy kliencie, na przykład osoba prowadząca projekt, dział finansów i księgowość,
• import faktur z pliku CSV lub Excel oraz z KSeF w planie Firma,
• odsetki handlowe i rekompensata liczone według aktualnych stawek,
• listę klientów z historią płatności, żeby widzieć, którzy płacą najpóźniej, zanim podpiszesz kolejną umowę,
• raport należności dla właściciela lub zarządu,
• stały abonament zamiast prowizji od odzyskanej kwoty.

Abonament czy prowizja od odzyskanej faktury

Firma windykacyjna bierze zwykle procent od odzyskanej kwoty, więc przy fakturze 30 000 zł prowizja 10 proc. to 3 000 zł. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a plan Firma 449 zł netto i obejmuje wszystkie faktury, także te, które klient zapłaci po pierwszym przypomnieniu. Zobacz cennik.

Odsetki policzysz w kalkulatorze odsetek handlowych, a pismo przygotujesz jako wezwanie do zapłaty. To nie jest porada prawna, a przy sporze o jakość usługi warto skonsultować się z prawnikiem.