Windykacja faktur z KSeF i pilnowanie terminów płatności

Krótka odpowiedź: KSeF nie skraca ani nie wydłuża terminu płatności. Termin wynika z umowy albo z treści faktury, a odsetki za opóźnienie biegną od dnia po terminie tak samo jak przy fakturze papierowej lub PDF. Zmienia się źródło danych: faktury można pobierać z KSeF zamiast przepisywać, a przypomnienia wysyłać automatycznie dla każdej z nich.

Co zmienia KSeF w windykacji

Przed KSeF wierzyciel wystawiał fakturę, wysyłał ją mailem i nie miał pewności, czy dotarła do osoby, która ją zatwierdza. Spory zaczynały się od zdania „nie dostaliśmy faktury". W KSeF faktura ma numer i datę nadania, więc łatwiej wykazać, że kontrahent miał ją do dyspozycji. Nie zwalnia to jednak z pilnowania terminów, bo system nie wysyła przypomnień o płatności i nie liczy odsetek.

Dla wierzyciela oznacza to jedno: lista faktur w KSeF jest dobrym źródłem do monitoringu, ale samo pilnowanie, kto zapłacił, a kto nie, nadal jest po jego stronie.

Od kiedy liczyć odsetki od faktury z KSeF

Odsetki za opóźnienie w transakcji handlowej liczy się od dnia następującego po terminie zapłaty, a nie od daty wystawienia czy wgrania faktury do systemu. Jeśli termin to 30 dni od doręczenia faktury, ważne jest, kiedy faktura została udostępniona kontrahentowi. Dlatego warto zachować datę nadania z KSeF razem z numerem faktury. Jak rozliczać stopy i rekompensatę, opisujemy w artykule o odsetkach za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Jak pilnować terminów płatności e-faktur

1. Pobieraj faktury sprzedażowe z KSeF do jednej listy zamiast ręcznie przepisywać je do arkusza.
2. Przypisz do każdego kontrahenta adres osoby, która zatwierdza płatności, a nie tylko ogólny adres księgowości.
3. Wyślij uprzejme przypomnienie 3 dni przed terminem.
4. Dzień po terminie poinformuj o braku wpłaty. Po 7 dniach dołącz naliczone odsetki.
5. Po 14 dniach wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty z rekompensatą 40, 70 albo 100 EUR.
6. Dopasowuj wpłaty z wyciągu do faktur, żeby nie przypominać komuś, kto już zapłacił.

Arkusz, program do fakturowania czy osobne narzędzie do należności

Sposób	Co robi dobrze	Czego brakuje
Arkusz kalkulacyjny	Tani start przy kilku fakturach	Przypomnienia trzeba wysyłać ręcznie, odsetki liczy człowiek
Program do fakturowania	Wystawia i odbiera faktury z KSeF	Zwykle bez serii przypomnień i wezwań z odsetkami
Narzędzie do należności	Harmonogram przypomnień, odsetki, wezwania, dopasowanie wpłat	Nie wystawia faktur, korzysta z danych z KSeF lub pliku

Przy kilkunastu fakturach po terminie miesięcznie ręczne przypominanie zjada godziny, a część zaległości i tak umyka. Wtedy opłaca się osobne narzędzie, które bierze dane z KSeF albo z pliku i samo prowadzi całą windykację faktur. Oplacaj importuje faktury z KSeF w planie Firma, a plany i ceny znajdziesz w cenniku.

Co z fakturami, które trzeba wystawić w KSeF

Jeśli dopiero wybierasz program do wystawiania e-faktur, porównaj kilka rozwiązań, na przykład program do fakturowania zgodny z KSeF. Windykację należności warto potem podpiąć pod ten sam strumień faktur, żeby nic nie wymagało podwójnego wpisywania.

Przykład z życia małej firmy usługowej

Agencja wystawia w miesiącu 40 faktur, z czego około 12 wpływa po terminie. Przy ręcznej obsłudze księgowa co tydzień otwiera arkusz, sprawdza wyciąg, pisze maile i zapisuje, komu już przypomniała. To kilka godzin miesięcznie i stałe ryzyko, że ktoś zostanie pominięty. Przy automatycznej serii każda z tych dwunastu faktur dostaje wiadomość w ustalonym dniu, a księgowa wraca do sprawy dopiero wtedy, gdy zbliża się wezwanie przedsądowe. Przykład jest ilustracyjny, ale dobrze pokazuje, gdzie tracony jest czas.

Co sprawdzić, zanim wybierzesz narzędzie do należności

• Czy pobiera faktury z KSeF, czy tylko z pliku, bo to decyduje o liczbie ręcznych kroków.
• Czy zatrzymuje przypomnienia po dopasowaniu wpłaty, żeby nie niepokoić płacących klientów.
• Czy liczy odsetki handlowe i rekompensatę według aktualnych stawek i kursu NBP.
• Czy koszt jest stałym abonamentem, czy procentem od odzyskanej kwoty. Przy prowizji 10 proc. od faktury 10 000 zł płacisz 1 000 zł za jedną sprawę.
• Czy zapisuje datę i treść każdej wysyłki, bo przyda się w razie pozwu.

Windykacja polubowna zanim sprawa trafi do sądu

Przy fakturach z KSeF najczęściej wystarcza windykacja polubowna: przypomnienie, wezwanie i pismo z odsetkami. Sąd zostaje na wypadek, gdy kontrahent milczy mimo trzech pism. Wtedy masz komplet dowodów: numer faktury, datę nadania, daty wysyłek i wyliczone kwoty.

Najczęstsze błędy

• Przypominanie dopiero po tygodniach, gdy kontrahent zdążył zapomnieć o fakturze.
• Wysyłanie wezwania na ogólny adres, który nikt nie czyta.
• Brak daty doręczenia faktury, przez co kontrahent kwestionuje termin.
• Liczenie odsetek ze złej stopy albo od złej daty.

Tekst ma charakter ogólny i nie jest poradą prawną.